Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur - co czeka przedsiębiorców od 1 lipca 2024 r.?

Już od 1 lipca 2024 r. przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To istotna zmiana, która oznacza stopniowe odejście od tradycyjnych, papierowych faktur na rzecz nowoczesnego systemu teleinformatycznego.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF to platforma teleinformatyczna, która umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie oraz przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur. Dokumenty te przybierają postać plików XML zgodnych ze wzorem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Dzięki ujednoliconej strukturze faktury w KSeF są czytelne i zgodne z przepisami niezależnie od tego, z jakiego systemu korzysta przedsiębiorca.

Jak działa KSeF?

E-fakturę można wystawić zarówno przy pomocy bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, jak i komercyjnych programów księgowych. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, który potwierdza jej wystawienie oraz doręczenie odbiorcy.

Korzystanie z systemu wymaga odpowiednich uprawnień, które można nadać osobom trzecim, np. pracownikom czy księgowym. Wyróżnia się trzy rodzaje uprawnień w KSeF:

nadawanie i zmiana uprawnień,
wystawianie i przeglądanie faktur,
wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy (samofakturowanie).

Uprawnienia te można ustanawiać zarówno elektronicznie, jak i papierowo, np. za pomocą formularza ZAW-FA.

Dla kogo obowiązek?

Obecnie KSeF działa na zasadzie dobrowolności, co pozwala przedsiębiorcom przetestować system i wdrożyć go we własnym tempie. Jednak od 1 lipca 2024 r. wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT. Podmioty zwolnione z VAT będą musiały zacząć korzystać z systemu od 1 stycznia 2025 r.

Co to oznacza dla firm?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wymaga wielu zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Firmy będą musiały:

wdrożyć nowe rozwiązania informatyczne,
dostosować wewnętrzne procedury księgowe,
przeszkolić pracowników,
zmodyfikować obieg dokumentów w firmie.

Dodatkowo konieczne mogą być aneksy do umów z biurami rachunkowymi, które również będą musiały dostosować się do nowych wymagań.

Przygotuj swoją firmę na zmiany

Obowiązkowy KSeF oznacza nie tylko koniec papierowych faktur, ale także szansę na uproszczenie i automatyzację wielu procesów księgowych. Warto jak najszybciej zapoznać się z działaniem systemu i wdrożyć odpowiednie narzędzia, aby od 1 lipca 2024 r. przejść na nowy system bez zakłóceń.

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu firmy do nowych obowiązków, zapraszamy do kontaktu. Chętnie pomożemy!

Najnowsze posty

Ważna zmiana w opodatkowaniu garaży od stycznia 2025 roku – co musisz wiedzieć?

02 grudnia 2024

Posiadasz garaż lub miejsce postojowe? To kluczowa wiadomość dla Ciebie! Od 1 stycznia 2025 roku garaże będą traktowane przez organy podatkowe na równi z mieszkaniami. Oznacza to, że podatek od

Czytaj więcej

Podatek od sprzedaży na Vinted, OLX i Allegro - co musisz wiedzieć?

14 listopada 2024

Sprzedaż rzeczy na popularnych platformach takich jak Vinted, OLX czy Allegro stała się codziennością dla wielu osób. Jednak czy wiesz, że zysk z takiej sprzedaży może podlegać opodatkowaniu? Warto zrozumieć,

Czytaj więcej

Działalność nierejestrowana - czy to rozwiązanie dla Ciebie?

29 października 2024

Działalność nierejestrowana (zwana również działalnością nieewidencjonowaną) to elastyczna forma prowadzenia drobnej działalności zarobkowej, która nie wymaga rejestracji firmy w CEIDG. Jest to doskonałe rozwiązanie dla osób, które chcą przetestować swój